Réunion-Gestion Réunion-Pourquoi sont elles une perte de temps ? La règle de 80/20 et 5 étapes au succès

Réunion-Gestion Réunion-Pourquoi sont elles une perte de temps ? La règle de 80/20 et 5 étapes au succès

Combien de fois ayez-vous reposé lors d'une réunion pensant « c'est une telle perte de temps. J'ai ainsi beaucoup d'autres des choses pour faire. Je souhaite que je pourrais être quelque part » familier sain d'autre ? Je suis sûr que nous tous avons eu ces pensées à un moment ou un autre et peut-être pour certains d'entre nous, elle a été très récente !

Mon expérience comme ligne directeur, cadre supérieur et psychologue d'organisation au cours des trente dernières années, signifie que j'ai assisté et cours à beaucoup de réunions. Dans mon travail, une des plaintes les plus communes que j'obtiens de tous les niveaux de l'organisation, est que « nous perdons tellement le temps se reposant ici autour de parler. Rien n'obtient fait en conséquence ». Pourquoi tant de réunions sont-elles une perte de temps ?

Ma conclusion est que la grande majorité de réunions : • Couvrez l'information qui pourrait être distribuée par des autres moyens • Concentrez trop sur le passé - ce qui a disparu plutôt que ce qui est de venir • N'ayez pas un but bien défini avec des résultats prévus

Ainsi, si vous devez courir des réunions, la première décision à faire est de décider quel type de réunion c'est - • Est-ce que ceci un partage d'informations se réunit ou un réunion de résolution des problèmes ?

Si c'est une réunion de partage d'informations, alors il y a deux guides à suivre : 1. L'information peut-elle être distribuée d'une autre manière (par exemple email etc.) ? Dans ce cas-ci il n'y a aucun besoin de réunion, ainsi d'économie beaucoup de temps. 2. Si la nécessité de partager l'information doit être par une réunion, alors le centre de la réunion (et du temps passé) devrait être • le passé de 20% a orienté - c.-à-d. le reportage sur l'information (par exemple résultats) et • le futur de 80% a orienté - c.-à-d. décidant ce que nous allons faire avec l'information.

Utilisant la « 80/20 règle » pour vos réunions s'assurera que chacun participe et peut voir un certain vrai avantage à avoir la réunion. D'ailleurs, si vous êtes un participant à une de ces réunions ennuyeuses nous avons cité précédemment, il est possible pour avoir une certaine influence sur le processus de réunion. Continuez à demander « ce qui sont nous allant faire avec cette information ? » ou, « comment devrions nous procéder maintenant ? ». En d'autres termes, chaque fois que la réunion commence à se concentrer sur le passé, réorientez-la au futur.

Si c'est une réunion de résolution des problèmes, alors il y a cinq étapes à suivre pour s'assurer que la réunion est positive avec quelques résultats productifs.

Comme avec des réunions de partage d'informations, tout à fait souvent les réunions de résolution des problèmes n'atteignent pas leur pleine capacité parce que la réunion insiste trop sur la situation de présent ou de passé, plutôt que « comment les choses doivent être ». Utilisant les cinq étapes suivantes s'assurera que vos séjours de réunion se sont concentrés sur le futur et est productif.

1. Demandez à chaque participant de se préparer à la réunion quelques jours à l'avance (une semaine est idéale, mais pas toujours possible) en prenant notes quelques notes en réponse à une « question de réunion » courte. Elles doivent apporter ces notes à la réunion.

2. La réunion pré-travaillent la question doit être encadrée sur la prétention que le problème a été déjà résolu - IE. elle doit être exprimée à une certaine future heure. Par exemple, si un département de service téléphonique recherchaient des idées sur la façon dont elles pourraient améliorer leur service, la question pourrait être posée : « Supposez que nous avons juste eu une année très réussie, et que nous avons reçu les tas de la rétroaction qui ont suggéré notre service donné aux clients a étés le premier taux au cours des douze derniers mois : • Quelles choses avons-nous fait pour obtenir à un tel grand succès ? • Quels problèmes ou conteste-t-nous avons-nous ? • Comment nous avons résolu ces problèmes ou avons relevé ces défis ? »

3. Lors de la réunion demandez à tous les participants leurs idées et énumérez ces derniers sur un whiteboard ou un flipchart etc. de papier. Notez. Il est très important d'énumérer ces idées de sorte que chacun puisse les voir - ceci aide à maintenir l'intérêt des personnes, maintient des personnes focalisées et est utile pour garder la réunion sur la voie.

4. Quand la réunion a atteint le consensus sur lequel les articles sont valables et réalisables, encore deux colonnes sont ajoutées à chaque page de tableau de conférence. Une colonne est dirigée « par quand » et l'autre est dirigée « par qui »

5. Il est important que la charge de travail soit partagée par tous les participants. Dans la première colonne « par quand », le groupe est invité à assigner un moment pour quand cet aspect pourrait être réalisé. Quand ceci est convenu, les gens sont invités à offrir pour entreprendre la responsabilité d'assurer les articles particuliers sont entrepris (pas nécessairement pour les faire, mais pour prendre la responsabilité de eux), en plaçant leur nom dans « par qui » colonne. Une fois que ceci est fait, la réunion a maintenant un plan d'action pour résoudre le problème. Ceci peut être préparé et distribué aux gens suivant la réunion.

J'ai employé ce processus à tous les niveaux des organismes et avec les groupes mélangés de dépositaire avec le succès étonnant au cours des 20 dernières années. Si votre réunion est un partage d'informations un ou une résolution des problèmes un, je suis sûr que l'utilisation des directives présentées en cet article les rendra plus rewarding pour chacun. Si vous voudriez du conseil libre sur la façon dont construire vos réunions « de résolution des problèmes », ou les discuter tous les aspects des réunions, svp me contactent chez www.nationallearning.com.au.

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